Het coronavirus: thuiswerken, wat zijn de do’s and don’ts?

Door het coronavirus werken veel mensen thuis, maar hoe moet een werkgever daar eigenlijk mee omgaan? Draagt de werkgever verantwoordelijkheid voor de werkplek? Hoe houd je contact met je werknemers? En hoe ga je eigenlijk om met een werknemer die ook de zorg voor zijn kinderen heeft nu de scholen en kinderdagverblijven gesloten zijn? We zetten de arbeidsrechtelijke gevolgen even voor je op een rijtje.

De werkplek

Nu het ernaar uitziet dat we langer thuis moeten werken, wordt dit een belangrijk aandachtspunt. Ook een thuiswerkplek moet voldoen aan de eisen die de arbowet daaraan stelt. Voldoet een werkplek niet aan deze eisen en lijdt de werknemer hierdoor schade, dan ben je als werkgever aansprakelijk. Maar dat niet alleen, ook het risico op uitval is kleiner  als de thuiswerkplek voldoet aan de arboregels. 

Belangrijk is dat er sprake is van een ergonomisch ingerichte werkplek. Zorg onder andere voor een ergonomische stoel, bureau en/of toetsenbord. Geef je werknemers daarnaast instructies over een juiste werkhouding, het nemen van pauze en verlichting van de werkplek.

Een korte ‘to do list’:

• Stel een duidelijk document samen waarin je beschrijft waaraan een thuiswerkplek moet voldoen. Beschrijf de instructies over werkhouding en verlichting van de werkplek;

• Laat de werknemers hun werkplek controleren aan de hand van een checklist of biedt aan om de werkplek via beeldbellen te controleren; 

• Stel middelen ter beschikking wanneer de thuiswerkplek niet voldoet;

• Blijf de informatie herhalen door er regelmatig aandacht aan te besteden en zorg dat je dit goed vastlegt.

Contact met en toezicht op werknemers

Regelmatig contact met je werknemers is in deze tijden ook belangrijk. Niet alleen om het werk dat wordt gedaan te monitoren, maar ook om na te gaan of de werkdruk of de combinatie van thuiswerken met de zorg van de kinderen nog te doen is voor de werknemer. Je bent als werkgever namelijk ook verplicht om beleid te voeren op psychosociale arbeidsbelasting (zoals werkdruk). 

In het kort:

• Maak duidelijke afspraken over bereikbaarheid, terugkoppeling en de verdeling van het werk. Bespreek bijvoorbeeld ook hoe de werknemer zijn werk combineert met de zorg van de kinderen. Goed werkgeverschap en goed werknemerschap vragen hierin wel flexibiliteit van beide kanten. Het spreiden van werktijden kan een oplossing bieden;

• Als werkgever behoud je daarbij wel instructiebevoegdheid en het recht om passende maatregelen te nemen wanneer een werknemer zich hier niet aan houdt;

• Controle van e-mail- en internetactiviteiten mag enkel wanneer dit legitiem en noodzakelijk is en hierover een duidelijk beleid aanwezig is binnen de onderneming;

• Plan regelmatig een teammeeting in bijvoorbeeld via beeldbellen;

• Plan daarnaast ook regelmatig een meeting in met de werknemers afzonderlijk om met hen te bespreken hoe het gaat;

• Houd bij dit alles uiteraard wel de privacy van de werknemer en AVG in de gaten;

• In het kader van de AVG moet je er bijvoorbeeld ook aan denken dat je je werknemers instrueert hoe om te gaan met informatie van het werk. Laat ze dit niet opslaan op hun eigen laptop en zorg dat ze geprinte stukken niet in een normale papierbak gooien.

Thuiswerken met de kinderen thuis

Dit is een lastig punt want de werknemer heeft er natuurlijk ook niet zelf voor gekozen om met de kinderen thuis te gaan werken. Maar moet het feit dat de werknemer niet (al) zijn uren kan maken dan voor rekening en risico van de werkgever komen? Nee, dat is ook niet altijd het geval. 

Een werknemer kan in eerste instantie wel een beroep doen op calamiteitenverlof. Dit verlof is bedoeld om de werknemer in de gelegenheid te stellen om alternatieve opvang te regelen. Tijdens het calamiteitenverlof behoudt de werknemer gedurende een korte periode aanspraak op het volledige loon. 

Wanneer het kind ziek is kan de werknemer aanspraak maken op kortdurend zorgverlof. Tijdens kortdurend zorgverlof heeft de werknemer recht op tenminste 70% van zijn loon.

Indien de werknemer na dit verlof nog steeds zijn werk niet (volledig) kan verrichten, kan de werkgever met zijn werknemer in gesprek gaan over een mogelijke oplossing. Gezien de bijzondere situatie waarin we zitten verwachten wij dat het goed werkgeverschap met zich mee kan brengen dat de werkgever hierin verder gaat dan normaal gesproken het geval is. Bespreek of de werknemer vakantiedagen, onbetaald verlof of (onbetaald) ouderschapsverlof wil opnemen. Daarnaast zijn er soms in de cao nog extra regelingen in het voordeel van de werknemer opgenomen. 

Weigert de werknemer om een van de genoemde soorten verlof op te nemen of is dit verlof op en heeft hij geen andere geldige reden om niet te werken, dan kan je in principe een beroep doen op de regel ‘geen arbeid, geen loon’. Maar je kunt er ook voor kiezen om coulant te zijn in deze tijd. 

Wil je advies over thuiswerken? Heb je hulp nodig bij het opstellen van een duidelijk thuiswerk document? Vraag je je af of je verplicht bent het loon door te betalen terwijl jouw werknemer niet werkt? Wij denken graag met je mee! Neem contact met ons op via leonie@rodenburgmooij.com of 06 48 38 29 93.